L’equivoco del “siamo tutti volontari”
C’è una frase che, negli ultimi anni, ci capita di sentire sempre più spesso quando si avvia un nuovo rapporto con una associazione: “Noi siamo tutti volontari.”
Di solito viene pronunciata con un sorriso, quasi fosse una rassicurazione. Come a dire: qui non ci sono dipendenti, non facciamo impresa; quindi, molti degli obblighi previsti dalla legge non ci riguardano.
Ogni volta che ci capita bisogna fermarsi un attimo, perché sappiamo già che quella convinzione, purtroppo molto diffusa, rischia di trasformarsi in un problema serio.
Perché il volontariato non esonera dagli obblighi
Qualche settimana fa abbiamo incontrato il direttivo di un’associazione che opera da molti anni nel settore sociale. Organizzano attività educative, collaborano con alcune scuole del territorio, realizzano progetti con enti pubblici e, in alcuni casi, partecipano a iniziative all’interno di istituti penitenziari. Una realtà sana, fatta di persone che dedicano tempo ed energie agli altri.
La riunione era iniziata parlando di obblighi relativi alla gestione degli eventi, e dopo pochi minuti è emersa la solita affermazione.
“Noi siamo tutti volontari, quindi non dovremmo avere particolari obblighi.”
E abbiamo iniziato a fare qualche domanda:
- Chi organizza le attività?
- Chi utilizza le attrezzature?
- Chi accompagna i ragazzi?
- Come si decide lo svolgimento degli eventi?
- Chi raccoglie le iscrizioni?
- Come gestire la pubblicazione delle fotografie sui social?
- Come gestite i contatti con le scuole?
Più la conversazione andava avanti, più emergeva un quadro completamente diverso da quello che l’associazione aveva immaginato.
Non solo esistevano obblighi in materia di salute e sicurezza, ma anche una gestione dei dati personali decisamente più complessa di quanto pensassero.
Naturalmente ogni associazione deve essere valutata singolarmente, perché gli obblighi dipendono dall’organizzazione concreta delle attività, dalla presenza di lavoratori, collaboratori, volontari, dai luoghi utilizzati e dai rischi effettivamente presenti. Tuttavia, è un errore molto comune ritenere che la natura “non profit” o la presenza esclusiva di volontari escludano automaticamente l’applicazione della normativa.
Obblighi di sicurezza nelle associazioni
Per quanto riguarda la salute e la sicurezza sul lavoro, il riferimento principale rimane il D.Lgs. 81/2008, che contiene disposizioni applicabili anche in contesti associativi, seppure con modalità differenti a seconda della tipologia dell’organizzazione e delle persone coinvolte.
La disciplina relativa ai volontari è articolata e richiede una valutazione caso per caso; per questo motivo è sempre opportuno analizzare l’organizzazione concreta dell’associazione anziché limitarsi alla denominazione o allo statuto.
Il trattamento dei dati nelle attività associative
Lo stesso accade per la protezione dei dati personali.
Quante volte sentiamo dire: “Noi non trattiamo dati” e anche questa è una convinzione che merita di essere approfondita.
Molte associazioni trattano quotidianamente dati di minori, dati di contatto delle famiglie, fotografie e video pubblicati sui social network, informazioni relative ai partecipanti alle iniziative, dati raccolti durante collaborazioni con scuole, comuni, aziende ecc.
Spesso vengono utilizzati moduli online, gruppi WhatsApp, piattaforme cloud, newsletter, pagine Facebook o Instagram senza aver definito procedure, ruoli, informative e modalità di conservazione dei dati.
Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) non distingue tra impresa e associazione sulla base della finalità di lucro, ma si applica quando vengono effettuati trattamenti di dati personali nell’ambito delle attività svolte. Anche in questo caso gli adempimenti devono essere proporzionati alla realtà organizzativa, ma non possono essere ignorati.
Adeguarsi in modo semplice e sostenibile
Quello che ci colpisce maggiormente è che quasi mai ci troviamo davanti a comportamenti intenzionalmente scorretti. Nella maggior parte dei casi incontriamo persone animate da entusiasmo, disponibilità e spirito di servizio. Persone che dedicano il proprio tempo agli altri.
Il problema nasce quando si pensa che il volontariato possa costituire una sorta di “esonero” dagli obblighi normativi. Ma anzi, proprio perché molte associazioni lavorano con bambini, ragazzi, persone fragili o collaborano con enti pubblici, una corretta organizzazione diventa ancora più importante.
Adeguarsi non significa riempire scaffali di documenti, significa sapere come gestire un’emergenza o tutelare i dati affidati dalle famiglie. Significa poter dimostrare di aver organizzato correttamente le proprie attività.
Non si tratta necessariamente di qualcosa di complesso e nella maggior parte dei casi, serve soprattutto comprendere quali obblighi siano realmente applicabili e costruire un sistema organizzativo semplice, sostenibile e proporzionato alle dimensioni dell’ente.
Perché fare del bene agli altri è una missione importante e farlo in modo organizzato, consapevole e conforme alla normativa significa proteggere l’associazione, i volontari e tutte le persone che ogni giorno ripongono fiducia nel suo operato.
Domande frequenti
Un’associazione composta esclusivamente da volontari è esonerata dagli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro?
No. La presenza di soli volontari non comporta automaticamente l’assenza di obblighi. La normativa richiede di valutare caso per caso l’organizzazione, le attività svolte, i rischi presenti e le modalità operative dell’associazione.
I volontari sono equiparati ai lavoratori?
Non sempre e non in ogni situazione. Il D.Lgs. 81/2008 prevede discipline specifiche per i volontari e, in alcuni contesti, possono trovare applicazione disposizioni analoghe a quelle previste per i lavoratori. È necessario analizzare la concreta organizzazione dell’ente per individuare gli adempimenti applicabili.
Se trattiamo solo nomi, numeri di telefono e fotografie, dobbiamo rispettare il GDPR?
Sì. Anche questi sono dati personali. Inoltre, molte associazioni trattano dati di minori, immagini, informazioni relative alle attività svolte e dati raccolti durante collaborazioni con scuole o altri enti pubblici.
Essere un’associazione senza scopo di lucro significa non dover applicare il GDPR?
No. Il GDPR si applica ai trattamenti di dati personali indipendentemente dal fatto che l’organizzazione abbia o meno finalità di lucro.
È obbligatorio avere tutta la documentazione prevista per un’azienda?
Non necessariamente. Gli adempimenti devono essere proporzionati alla struttura, alle attività svolte e ai rischi presenti. L’obiettivo non è produrre documenti inutili, ma organizzare correttamente l’associazione.
Da dove conviene partire per verificare la propria situazione?
È consigliabile effettuare una verifica preliminare dell’organizzazione, delle attività svolte, delle collaborazioni in essere, dei dati trattati e delle modalità operative. Solo dopo questa analisi è possibile individuare gli adempimenti realmente necessari.
