Negli ultimi anni molte aziende hanno manifestato l’interesse o la necessità di monitorare con precisione la presenza dei dipendenti sul luogo di lavoro, e tra le soluzioni più discusse troviamo i sistemi biometrici, come il rilevamento tramite impronte digitali.
Tuttavia, è importante sapere che il Garante per la protezione dei dati personali in più occasioni ha sottolineato come l’utilizzo di dati biometrici – come impronte digitali, riconoscimento facciale, oculare, ecc. – debba essere strettamente limitato a casi eccezionali, in cui vi siano reali esigenze di sicurezza, un interesse pubblico e sempre previa valutazione d’impatto (DPIA) e autorizzazione specifica e sempre nel rispetto dei criteri di necessità e proporzionalità relativamente all’obiettivo perseguito
Perché non si possono usare?
I dati biometrici sono considerati dati particolari (o “sensibili”) secondo il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR, art. 9). Questo significa che non possono essere trattati, salvo in circostanze ben definite dalla legge.
Il semplice controllo delle presenze lavorative non rientra tra queste eccezioni. In sostanza: non è lecito chiedere ai dipendenti di usare l’impronta digitale per “timbrare il cartellino”.
Il metodo è considerato invasivo, non proporzionato e sostituibile con altri metodi di rilevazione delle presenze.
La mancanza di un’idonea base giuridica, in merito al trattamento dei dati biometrici, non può essere colmata neppure dal consenso dei dipendenti che non costituisce, di regola, un valido presupposto per il trattamento dei dati personali in ambito lavorativo, sia pubblico che privato, a causa dell’asimmetria tra le rispettive parti del rapporto di lavoro.
Esistono alternative legittime?
Sì, assolutamente. Il Garante stesso invita a utilizzare sistemi meno invasivi, come:
- badge magnetici o elettronici;
- codici PIN;
- software di gestione presenze integrati con i sistemi di accesso;
- registri elettronici o app.
Tutti questi strumenti permettono di raggiungere lo stesso obiettivo, ma senza invadere la sfera privata del lavoratore.
Cosa rischia l’azienda?
L’adozione di un sistema biometrico non conforme può portare a sanzioni amministrative importanti da parte del Garante, reclami o contenziosi con i lavoratori oltre ai danni reputazionali.
In conclusione
Se stai pensando di adottare (o hai già adottato) un sistema basato su impronte digitali o altri dati biometrici, è fondamentale valutare la sua liceità con attenzione, anche attraverso una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).
In molti casi è preferibile (e più sicuro) optare per strumenti alternativi, più rispettosi della privacy e comunque efficaci.
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